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Como fazer a contabilidade de uma pequena empresa?



O que faz a contabilidade de uma empresa?
Antes de mais nada, você precisa saber que toda empresa deve cuidar da sua contabilidade e que ela é obrigatória. Não se trata de algo opcional, uma vez que os documentos gerados pela área são exigidos por lei para verificar regularmente se a empresa está em dia e pagando os devidos impostos.

Por isso, contar com um serviço de qualidade é essencial. Ele precisa simplificar sua vida e não o contrário.

Essa é apenas a ponta do iceberg, pois fazer a contabilidade de empresas pequenas não precisa se limitar à parte técnica. Ela pode ir muito além, ajudando, inclusive, na parte estratégica. Confira as principais atribuições de um contador:

  • orientação e escolha do regime tributário mais adequado para a empresa (o que pode levar a uma redução da carga tributária e aumento do lucro);
  • elaboração e envio de documentos legais como balanço patrimonial, declarações, balancete, demonstração de resultado do exercício (DRE) etc.;
  • manutenção do registro da empresa junto aos órgãos governamentais;
  • garantia da conformidade com a legislação fiscal, trabalhista e previdenciária;
  • fornecimento de dados para previsões financeiras como o fluxo de caixa (forma de prever como ficará o saldo final da empresa nos próximos meses);
  • cálculo do capital de giro, ou seja, de quanto dinheiro é necessário para a empresa operar regularmente;
  • precificação do produto, seja de serviço ou comércio, identificando o que levar em conta para chegar ao preço final;
  • cálculo dos impostos sobre o faturamento com base na legislação tributária atual;
  • cálculo da folha de pagamento dos funcionários observando as determinações da CLT e sindicatos;
  • análise de indicadores financeiros.

Viu como a contabilidade pode fazer toda a diferença nos resultados da sua PME?

É claro que cada empresa apresenta uma necessidade diferente e nem todos os itens precisam ser desenvolvidos de uma vez, mas conhecer as possibilidades que o trabalho do contador oferece é importante para saber quando acioná-lo e pedir ajuda.  

Como fazer a contabilidade de uma empresa?

Já deu pra entender que fazer a contabilidade de uma empresa é super importante, certo?

Se agora o sentimento é de confusão e você não faz ideia por onde começar ou o que, de fato, precisa saber, fique tranquilo. Separamos algumas dicas que podem funcionar como um passo a passo para cuidar da contabilidade de pequenas empresas. Confira!

1. Entenda os tipos de pequenas empresas
A primeira dica é entender que existem diferentes tipos de empresas no Brasil e que a sua rotina contábil, incluindo aqui os impostos que você deve pagar, dependem do tipo, do porte e do regime tributário escolhido. Ter uma noção básica disso é importante para não fazer besteira e para poder confiar plenamente no seu contador.

Esteja você abrindo uma empresa agora ou argumentando com seu contador porque não entende o que ele fala, conhecimento é sempre bem-vindo.

Então, vamos lá! Quando falamos da natureza jurídica das empresas, as opções mais interessantes para pequenos negócios são:

  • Empresário Individual (EI) – não pode haver sócios, um único dono responde pela administração e pode ter seu patrimônio confiscado em caso de dívida da empresa.
  • Empresário Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI)– sem sócios, requer investimento mínimo de 100 salários mínimos na abertura e o dono não tem seu patrimônio pessoal vinculado ao da empresa.
  • Sociedade Empresária Limitada (LTDA) – empresa com pelo menos dois sócios, sem interferência no patrimônio pessoal deles.
  • Sociedade Simples – possível apenas para empresas de serviços com atividades regulamentadas com dois ou mais sócios. Pode ser Sociedade Simples Pura (todos os sócios precisam ser formados e habilitados naquela profissão, por exemplo, médicos, engenheiros etc.), ou Sociedade Simples Limitada (quando não atua só com atividade intelectual, por exemplo, atividades de treinamento gerencial que são regulamentadas pelo CRA, mas também podem incluir marketing, consultoria etc.).

Já quando trata-se do porte de empresas, as opções compatíveis com pequenos negócios são:

  • Micro Empresa (ME) – faturamento anual até R$ 360 mil.
  • Empresa de Pequeno Porte (EPP) – faturamento anual entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões.

Quando falamos de regime tributário, as opções são:

  • MEI – para microempreendedores individuais que faturam até R$ 81 mil por ano.
  • Simples Nacional – o queridinho dos pequenos empresários, pois todos os impostos e contribuições são unificados em uma única guia, o que facilita o pagamento. O limite de faturamento anual é R$ 4,8 milhões.
  • Lucro Presumido – os requisitos são faturamento máximo de R$ 78 milhões por ano, entre outras restrições como não poder atuar como empresa pública, nem no setor financeiro. Os impostos são definidos de acordo com a atividade exercida.

E aí, conseguiu identificar qual o tipo, porte e regime tributário da sua empresa?

Apesar de estar bem resumido aqui, cada item tem suas particularidades e ninguém melhor que o seu contador para indicar quais os 3 pilares ideais para o seu negócio. Por isso, é imprescindível contar com um ótimo profissional.

2. Organize para não se perder
A segunda dica pode parecer óbvia, mas faz muita diferença na vida dos empreendedores!

Mesmo contando com o apoio de um contador, são os administradores do negócio que devem fornecer as informações para a contabilidade trabalhar. Ou seja, você precisa manter todos os documentos da empresa organizados para quando precisar deles não perder tempo procurando nem pagar multas para a Receita por causa de papéis perdidos.

Se pilhas de papel não fazem parte do seu plano de negócio, a dica é contratar um serviço de contabilidade online e tornar esse processo digital. Falaremos disso um pouco mais adiante.

Do que está ao seu alcance, é preciso criar uma rotina e evitar deixar tudo para o fim do mês, evitando, assim, surpresas desagradáveis como multas e notificações.

3. Fique sempre atualizado
Tudo bem, a gente entende que contabilidade para alguns não é o assunto mais legal do mundo, mas como vimos aqui, não dá para ignorar já que faz parte da vida do empreendedor.

Erros contábeis podem sair caro, por isso, ter uma noção básica dos principais conceitos e processos que acontecem no dia a dia da empresa é importante. Além de ser um ótimo começo para ter uma comunicação clara com seu contador!

Lembre-se que contabilidade é muito mais que simplesmente pagar impostos e pode ajudar na tomada de decisões estratégicas para sua pequena empresa crescer.

Conteúdo original Terra | 27/03/2020.